5 svarbios priekinio skyriaus funkcijos

Medicinos įstaigos registratūra gali būti labai užimta vieta. Priekabos personalas yra būtinas sklandžiam medicinos biuro veikimui. Registratūros personalą paprastai sudaro registratūros ir (arba) medicinos padėjėjai, o priklausomai nuo medicinos įstaigos dydžio vienas asmuo gali būti ir vienas. Atsižvelgiant į klinikinius veiksmus, registratūra yra atsakinga už penkias administracines pareigas:

1. Sveikinimai pacientams
2. Atsiliepimas ir telefono valdymas
3. Paskyrimų planavimas
4. Interoffice komunikacija
5. Išorinė korespondencija

1 -

Sveikinimo pacientai

Sveikinimai pacientams yra ne tik apie tai, ką sakote, bet ir apie tai, kaip jūs bendraujate su pacientais. Registratūra yra atsakinga už tai, kad pacientai jaustųsi laukiami.

Registratūra yra pirmasis įspūdis, kurį pacientas gauna skambinant ar apsilankius medicinos praktikoje. Svarbu, kad "Front Desk" teiktų išskirtinę klientų aptarnavimo paslaugą ir teigiamai atspindėtų medicinos praktiką.

Štai keletas kitų pacientų pasveikinimo būdų:

• Atsakymus į telefoną palaikydami mandagiai, nuosekliai naudodami tinkamą telefono etiketą
• Priimamos vietos yra švarios ir organizuotos
• Registruos naujus pacientus ir atnaujins esamą pacientų demografiją, rinkdami paciento išsamią paciento informaciją, įskaitant asmeninę ir finansinę informaciją
• Palengvina paciento srautą pranešdamas pacientų atvykimo paslaugų teikėjui, žinodamas apie vėlavimą ir bendraujant su pacientais bei klinikiniais darbuotojais
• Atsakydamas į pacientų, būsimiems pacientams ir lankytojams, prašome, kad jis būtų atsakingas

2 -

Tvarko telefoną

Atsakydami į pokalbį mandagiai ir nuosekliai, tai dalis sveikinimo pacientų, tai ne vienintelis privalomas telefono skyriuje dirbančių tarnybų pareigos. Priekabos skyrius yra atsakingas už visus gaunamus skambučius ir, jei reikia, į skambučius.

• Gaunami skambučiai: įeinantys skambučiai susideda iš pacientų skambučių, telemarketers, farmacijos pakartojimų, kitų gydytojų ir kt. Vadovaudamasi šiomis bendravimo įgūdžiais naudodamiesi telefonais, prieigos skyrius turi naudoti tinkamą telefono etiketą: būti aktyviu klausytoju, turėti gerus telefono būdus, ekrano skambučius, naudoti taktinius atsakymus, užduoti klausimus ir išlaikyti konfidencialumą.
• Išeinantys skambučiai: kartais registratūroje gali tekti įvesti išeinančius skambučius, kad būtų aptartas paciento paskyrimas, paskyrimai iš išorės ar persiuntimai ar užsakymai. Kaip medicinos biuro atstovas, taip pat svarbu naudoti tinkamą telefono etiketą.

3 -

Paskyrimų planavimas

Efektyvus laiko planavimas yra būtinas norint puikiai įvertinti paciento būklę ir sklandų pacientų srautą. Dauguma medicinos įstaigų naudoja planavimo programinę įrangą, kuri leidžia planuoti susitikimus paprasta ir lengva. Tačiau registratūra privalo sugebėti užpildyti atšaukimus ar nebūti parodose ir tapti veiksmingesniais pacientams ir gydytojams perduodant tvarkaraščio pakeitimus.

4 -

"Interoffice" komunikacija

Medicinos biuro priekinė stotis yra kaip komunikacijos centras. Dauguma tarptinklinio ryšio vyksta per registrą, ypač kai tai apima bet kokias su pacientu susijusias administracines užduotis.

Labiausiai bendrauti aiškiai ir glaustai yra labai svarbu. Nesvarbu, ar yra atmintyje, rašytinis komunikatas per vidinį biuro el. Laišką, vienas po vieną sąveiką ar grupės nustatymą, svarbu laikytis temos, o ne nukrypti.

Kai kurie pagrindiniai gebėjimai, reikalingi veiksmingai bendrauti tarpusavyje, yra šie:

• Telefono etiketas
• Klientų aptarnavimas
• Pagrindiniai žodžiai ir "Excel" programos
• Laiko planavimas
• Organizacijos įgūdžiai

5 -

Išorinis ryšys

Išorinis ryšys reiškia potencialų bendravimą su pardavėjais, kitais gydytojų praktikais, draudimo bendrovėmis ir kitomis įmonėmis. Tai gali prireikti atlikti išeinančius telefono skambučius, rašyti profesionalius laiškus, siųsti faksogramas ir siųsti laiškus.

Žinios apie biuro procedūras paprastai gaunamos iš sertifikato ar asocijuotų laipsnių verslo programoje, įskaitant administracinius procesus ir procedūras, reikalavimų nagrinėjimą, paciento diagramų sudarymą ir pagrindinius kompiuterio įgūdžius. Pagrindiniai administracinio padėjėjo įgūdžiai ir galimybė tinkamai valdyti raštinės įrangą yra svarbūs siekiant sėkmingo verslo.