Šiandien elektroninis ryšys tampa vis populiaresnis nei telefono skambučiai, "sraigė" ir netgi kartais tiesioginiai susitikimai. Bet kokioje profesinėje aplinkoje, įskaitant medicinos įstaigą, svarbu apsvarstyti keletą dalykų, kai siunčiate el. Laiškus bendradarbiams, pacientams, gydytojams, ligoninėms, pardavėjams ar kitiems specialistams.
Žmonės praleidžia didžiąją dalį savo dienos atidaro ir skaito el. Laiškus.
Vertingas laikas neturėtų būti švaistomi neveiksmingi ir nesvarbūs el. Laiškai. Tas pats profesionalumas, kurį naudosite telefonu, pašto korespondencija ar akis į akį, taip pat turėtų būti išreikštas elektroniniu paštu. Visada atminkite, kad el. Paštas yra komunikacijos forma ir tai, kaip imtuvas interpretuoja pranešimą, yra vienintelis dalykas, kuris yra svarbus.
Prieš kurdami ir išsiųsdami el. Laišką, paklauskite savęs kelis klausimus.
- Ar siunčiamoje informacijoje el. Paštas yra geriausia bendravimo forma?
- Ar tai profesionalus?
- Ar HIPAA atitinka?
- Ar tai tiksliai atstovauja man ir medicinos įstaigai?
El. Pašto el. Taisyklė Nr. 1
Prieš paspausdami SEND, galvoja apie savo pranešimo turinį. Įsitikinkite, kad el. Laiškas yra tinkama pranešimo forma, o ne telefono skambutis ar susitikimas. Turėkite omenyje, kad turinys turėtų atspindėti jūsų medicinos tarnybos numatomą profesionalumo įvaizdį ir lygį.
Neišsiųskite, nepateikite ir nepateikite jokio el. Laiško, kuriame yra nesąžiningos, įžeidžiančios, šmeižikiškos, šmeižikiškos, rasistinės ar seksualinės prigimties. Sankcijos gali būti sunkios jums ir Medicinos tarnybai.
El. Pašto etiketo taisyklė # 2
Ar naudokite tinkamą gramatiką, skyrybos ženklą ir rašybą. Vėlgi jūsų pranešimas yra jūsų medicinos tarnybos atspindys.
Be to, įsitikinkite, kad pranešimas trumpas ir tinkamai išdėstyti savo pranešimą, todėl jį lengviau skaityti. Patikrinkite savo el. Laišką prieš paspaudę " Siųsti" .
Nenaudokite VISŲ CAPS, nes tai laikoma "šnabždesys" ar "šaukiantys" internetiniame pasaulyje. Jei norite pabrėžti žodį ar frazę, naudokite paryškintą arba kursyvinį kursyvą . Be to, vengiama naudoti ypač išgalvotus ar keistus šriftus, nes dėl to jūsų el. Laišką sunkiau skaityti.
El. Pašto etiketo taisyklė # 3
Ar įsitikinkite, kad el. Laiškas siunčiamas atitinkamam gavėjui (-ams). Informacija medicinos tarnyboje, ypač susijusi su paciento informacija, turėtų būti dalijama tik dėl būtinybės žinoti. Taip pat manau, kad žmonės gali laikyti informaciją, kuri nėra jiems svarbi, kaip "šlamšto".
Nesikalbėkite su asmenine ir konfidencialia informacija arba el. Paštu pridedate paciento bylas. Naudokite paciento paskyrų numerius ar medicininius įrašų numerius, kad patartumėte ką nors peržiūrėti paskyrą. Tavo informacija turi būti nurodyta ten.
El. Pašto etiketo taisyklė # 4
Jei įmanoma, atsakykite į profesionalius el. Laiškus per 24 valandas. Jei tai nesuteikia jums pakankamai laiko, bent jau atsakykite, kad gavote el. Laišką ir kuo greičiau grįšite į juos.
Neatsako į šlamštą ar prašymus užsiprenumeruoti / atsisakyti prenumeratos.
Tai sukurs daugiau šlamšto, kuris užtruks jūsų verslo elektroninį paštą.
El. Pašto etiketo taisyklė # 5
Išlaikykite emocijas iš el. Laiškų. Būkite mandagūs ir profesionalūs. Sužinokite, kas gali būti neoficialus, kai praėjo pakankamai laiko pastatyti tokio tipo santykius.
Nenurodykite nieko el. Laiške, kurį galėtumėte apgailestauti vėliau. Būkite atsargūs, kai siunčiate arba atsakote į pykčio el. Laišką. Niekada nepateikite asmeninių pastabų apie kitą asmenį, pateikite komentarus, kurie kieno nors įžeistų arba pasakytų ką nors, ko nenorėtumėte kalbėti asmeniškai.
El. Pašto etiketo taisyklė # 6
Ar išlaikyti humorą, anekdotai ir ironiją iki minimumo. Nuolaidos dažnai "prarandamos vertimu" el. Laiškuose, o žmonės ne visada gali gauti pokštą.
Pagalvokite apie tai gavėjo požiūriu.
Nesiųskite , neskubėkite ir neatsakykite į grandinines raides. Tai yra neprofesionalus elgesys, o kai kurie žmonės jį žiūri kaip šlamštą. Atminkite, kad bet koks jūsų siunčiamas turinys turėtų atspindėti jūsų medicinos biure numatyto profesionalumo įvaizdį ir lygį.