5 efektyvių vidaus kontrolės komponentų

Apsaugokite ir nustatykite darbuotojo nusižengimus savo medicinos įstaigoje

Vidaus kontrolė apibrėžiama kaip procesas, skirtas sukčiauti, apsaugoti įmonės išteklius ir užtikrinti įstatymų ir kitų teisės aktų laikymąsi. Vidaus kontrolė yra veiksminga tik tada, kai jos nustatomos atsižvelgiant į konkrečius medicinos tarnybos poreikius, įgyvendinamos, stebimos ir išmatuojamos siekiant užtikrinti, kad jos veikia kaip planuota.

Medicinos įstaiga privalo imtis aktyvių veiksmų, kad užkirstų kelią darbuotojo nusižengimui ir nustatytų jo nesilaikymą taikydama vidaus kontrolės sistemą. Prevencija ir aptikimas atlieka labai svarbų vaidmenį bet kokioje vidaus kontrolės procese, sumažinant tam tikrą rizikos lygį.

1 -

Įdarbinimo praktika

Geriausias medicinos tarnybos personalas yra veiksmingas būdas stiprinti vidaus kontrolės procesą. Kompetentingų, patikimų ir patikimų darbuotojų samdymas, kruopščiai išnagrinėjus kandidatus, yra tik gera verslo prasme. Fono patikrinimai ir kontroliniai patikrinimai - tai paprasti būdai, kaip pašalinti bet kokius blogus obuolius ir atgrasinti kai kuriuos žmones kreiptis dėl darbo.

Nors ankstesniems darbdaviams neleidžiama pateikti jokios kitos informacijos, išskyrus darbo statusą ir tinkamumą gauti "Rehire", galite prašyti, kad prašytojai pateiktų ankstesnių prižiūrėtojų ar bendradarbių kontaktinę informaciją, kad gautumėte išsamesnės informacijos. Faktiniuose patikrinimuose, įskaitant kredito patikrinimus, taip pat pateikiama informacija apie pareiškėjo asmeninę istoriją.

Daugiau

2 -

Pareigų atskyrimas

Atskiriant pareigas, vienas darbuotojas negali būti atsakingas už kelis sandorius, susijusius su finansų tvarkymu. Kai darbuotojas turi tvarkyti pinigus, turėtų būti vienas asmuo, kuris įgalioja tam tikrus sandorius, kitas asmuo, atsakingas už tvarkymą, ir kitas, skirtas suderinti ir tvarkyti. Tai užtikrina, kad niekas negali atlikti jokios užduoties, kurios nėra aptiktas ar peržiūrimas kito asmens.

Atskyrus pareigas, tampa sunku prarasti bet kokią sumą, nesvarbu, ar ji yra registratūroje, ar medicinos tarnybos administraciniu lygmeniu. Kai darbuotojai žino, kad kiekvienas procesas yra stebimas ir stebimas, jis skatina atlikti tikslus ir sąžiningumą.

3 -

Dokumentacija

Kiekvienas finansinis sandoris turėtų turėti popieriaus takelį. Dokumentacija yra ne tik veiksmų rašymas ar dokumentavimas, bet ir visų finansinių įrašų, pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų ir mokėjimo pervedimų, kopijų laikymas. Darbuotojai turėtų būti informuoti, kad niekada atlikti sandorį, pagrįstą žodine užklausa.

Tinkama dokumentacija apima oficialias medicinos įstaigos formas, firminius blankus ar sąskaitas faktūras, o prireikus turėtų būti įgaliotas pasirašant. Tikrinimuose visada turėtų būti pateikta sąskaita faktūra, taip pat turėtų būti grąžintos lėšos, pinigų pervedimai ar mokėjimo įrašai. Grynieji pinigai turėtų būti priimami, niekada neduoti, nebent pacientams pasikeisti negalima. Kasos dėžutės suderinimas taip pat turėtų būti dokumentuojamas kiekvienos pamainos pradžioje ir pabaigoje.

4 -

Fiziniai ir elektroniniai apsaugos mechanizmai

Naudojant seifus, signalizacijos sistemas, fotoaparatus ir spynos, medicinos tarnyba gali padėti saugoti duomenis, atsargas, turtą ir pinigus.

1. Visus kasos dėžes, čekius ir kvitų knygelius laikykite saugioje vietoje, kur medicinos tarnybos darbuotojai turi ribotą prieigą. Derinius reikėtų reguliariai keisti.

2. Turėkite signalizacijos sistemas po valandų ir neoperacinių dienų.

3. Kameros gali būti dedamos prie kiekvieno įėjimo ir išvažiavimo, registratūros ir nukreiptos į saugų.

4. Laikykitės durų prie tiekimo kambario ir (arba) vaistinės korpuso visuomet užrakinti ir leiskite prieigą tik tam tikrose vietose, jei reikia.

Elektroninės apsaugos priemonės apima slaptažodžių naudojimą ir apribojimą tik įgaliotiems darbuotojams.

5 -

Operacijų stebėsena

Bet koks vidaus kontrolės procesas būtų neišsamus, kad nebūtų galima stebėti operacijų. Vidaus kontrolės stebėsena apima kasdienių operacijų peržiūrą, siekiant užtikrinti, kad procesai tinkamai veikia.

1. Piniginis suderinimas

2. Sąskaitos arba diagramos auditas

3. Patikrinimas lyginant ataskaitas

4. Reguliarūs atsargų patikrinimai

Būtina atidžiai stebėti visus procesus, bet visų pirma medicinos biuro vadovas turi:

1. Nustatykite taisykles ir tikslus

2. Siųskite juos visiems darbuotojams

3. Reguliariai teikti atsiliepimus